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Comment la technologie peut vous aider à communiquer efficacement

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Le besoin immédiat d'une mobilité accrue des entreprises sera étayé par la communication et dicté par la technologie. 

Notre façon de travailler a profondément évolué. Le concept traditionnel d'heures fixes à un poste de travail fixe a été remis en question dans son essence, car les technologies émergentes continuent de donner aux entreprises de toutes tailles une plateforme pour se montrer plus robustes et plus agiles, davantage proactives que réactives - autant d'atouts devenus indispensables à une époque où la mondialisation continue de dicter le fonctionnement des marchés.

Certaines industries sont plus propices que d'autres au travail à distance, mais le succès de ce phénomène dépendra largement dicté d'un facteur commun, indépendamment de la forme ou de la taille de l'entreprise : la communication. Une entreprise aura beau proposer des produits ou services incroyablement innovants, si elle ne dispose pas d'un système de communication bien coordonné et fluide à tous niveaux, le travail à distance échouera avant même d'avoir pu démarrer.

Étant donné que, comme l'indique le magazine Fortune, les offres d'emploi à distance ont augmenté de 270 % depuis 2017, avant la pandémie de COVID-19. Ce phénomène est parti pour durer, il doit être intégré aux activités quotidiennes et ne pas être réservé aux seules situations d'urgence.

Nouvelles plateformes, nouvelle communication

Dans le monde du travail, la communication a toujours été largement reconnue comme un ingrédient clé du succès de l'organisation. Pourtant, il existe toujours des problèmes dans ce domaine, souvent dus aux délais et à la charge de travail ; les problèmes apparaissent rapidement. Selon un rapport de CMS Wire des études ont montré qu'une communication inefficace sur le lieu de travail pouvait coûter en moyenne aux entreprises 420 000 dollars par an.

Imaginez donc l'enjeu que représente l'efficacité de la communication des membres de votre équipe lorsqu'ils travaillent à différents endroits, et que les contacts directs ne font plus partie de la journée de travail. Dès le départ, la tâche semble colossale, mais la technologie est là pour faire le plus gros du travail, offrant divers moyens de créer des canaux de communication attrayants et faciles à utiliser. 

Dans des moments comme celui-ci, les entreprises dont les équipes sont multiples et les membres du personnel répartis sur différents sites, ont plus que jamais besoin d'une communication efficace et efficiente. Le nombre d'outils mis à la disposition des  entreprises à l'ère du numérique est vaste, allant des appels vidéo de groupe et des chats en ligne aux webinaires. 

Contact humain

Lorsqu'on travaille à distance, il est extrêmement important de maintenir un contact direct avec les collègues, d'entretenir le sentiment d'appartenance à son équipe tout en veillant à ce qu'aucun des membres ne soit isolé. De plus, d'après l'entreprise américaine Gallup, les comportements des unités commerciales fortement impliquées se traduisent par une rentabilité accrue de 21 %.

Les appels vidéo programmés dans une plage horaire précise imposent aux personnes présentes de communiquer de manière claire et succincte, de transmettre les messages importants de manière facilement compréhensible. Un seul appel accompagné d'un courriel récapitulatif devrait suffire pour que la grande majorité des travaux soient réalisés selon les besoins, le cas échéant.

Cependant, le concept de télétravail généralisé est encore nouveau pour de nombreuses organisations, et les comportements et processus profondément ancrés ne sont pas faciles à éliminer ou à modifier. Un changement de culture est nécessaire. La Harvard Business Review décrit la manière dont les équipes doivent créer de nouvelles normes qui établissent la clarté de la communication à distance : "Des entreprises telles que Merck ont créé des acronymes pour leurs communications numériques comme "Four Hour Response (4HR)" et "No Need to Respond (NNTR)" qui apportent prévisibilité et certitude aux conversations virtuelles"

Le mélange des technologies rend la communication variée, amusante et interactive. Les applications de planification de projets telles que Asana et Trello  permettent à votre équipe de planifier les tâches individuelles et les projets de groupe en répartissant le travail de manière simple. Ces tâches peuvent être confiées à certains membres de l'équipe et offrent à celle-ci une transparence totale, ce qui permet aux responsables de suivre l'avancement, de mettre en évidence les goulets d'étranglement et de traiter les problèmes.

Ces technologies nous encouragent à communiquer plus efficacement et de manière plus transparente, car nous réalisons l'importance de transmettre des messages clairs lors de nos appels Zoom ou de nos discussions en équipe. Les outils sont là pour nous permettre d'être plus efficaces, plus productifs et plus heureux dans notre travail.

L'avenir de la communication

La façon dont nous communiquons a radicalement changé avec l'ère du numérique et continue d'évoluer à une vitesse vertigineuse. Les séminaires virtuels peuvent mettre en relation des dirigeants du monde entier, ce qui réduit la nécessité des réunions physiques et des voyages d'affaires ; la messagerie instantanée peut dissiper les doutes de collègues en quelques secondes ; et les nouvelles applications qui nous aident à planifier et à organiser notre travail réduisent le volume de courriels inutiles.

À l'ère du numérique, les entreprises doivent être beaucoup plus flexibles dans tous les domaines de leur activité. Le travail à distance donne aux employés la liberté et l'autonomie dont ils ont besoin pour réaliser leur potentiel tout en parvenant à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Forbes rapporte que "89 % des employés travaillant dans une entreprise qui soutient les initiatives de bien-être sont plus enclins à recommander celle-ci comme étant un une entreprise où il fait bon travailler".

Une communication efficace est la clé du succès d'une organisation, et les nouvelles habitudes acquises grâce au télétravail peuvent avoir des avantages considérables. Cependant, pour que le travail à distance devienne une force organisationnelle plutôt qu'une solution ponctuelle, la communication et le rôle de la technologie doivent occuper une place centrale. Sinon, très peu de choses changeront.

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